Regulamin serwisu ProfitroomCore

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez ProfitroomCore spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 84, 00-514 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000 987 421, NIP: 5252 987 421, REGON: 456 987 214, o kapitale zakładowym w wysokości 50 000 zł opłaconym w całości (dalej: „Usługodawca" lub „ProfitroomCore").

Regulamin został wydany na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344, ze zm.), zwanej dalej „Ustawą UŚUDE", i stanowi integralną część każdej umowy zawieranej pomiędzy Usługodawcą a Klientem za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://profitroomcore.org (dalej: „Serwis").

§ 2. Definicje

Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z usług świadczonych przez Usługodawcę w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub gospodarczą (przedsiębiorca w rozumieniu Kodeksu cywilnego).

Konsument — osoba fizyczna zawierająca z Usługodawcą umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego). Uwaga: Usługi ProfitroomCore są kierowane do przedsiębiorców branży hotelarskiej; Konsumenci nie stanowią standardowej grupy odbiorców, jednak przysługują im uprawnienia wynikające z Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

Moduł — jednostkowa cyfrowa usługa dostępna w sklepie ProfitroomCore, świadczona jako oprogramowanie działające po stronie serwera Usługodawcy (SaaS), łącząca się z kontem Klienta w systemie Profitroom PMS przez oficjalne API.

Profitroom PMS — system zarządzania obiektem hotelowym udostępniany przez spółkę Profitroom sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Profitroom sp. z o.o. nie jest stroną Regulaminu ani umów zawieranych z Usługodawcą. Usługi Modułów wymagają posiadania przez Klienta aktywnego konta w Profitroom PMS.

Konto klienta — indywidualny profil Klienta w Serwisie umożliwiający konfigurację Modułów, dostęp do faktur, dziennika synchronizacji oraz zgłoszeń wsparcia.

Dzień roboczy — dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 3. Rodzaje i zakres usług

Usługodawca świadczy Klientom następujące rodzaje usług:

• udostępnianie oprogramowania w modelu SaaS w postaci Modułów rozszerzających i integrujących Profitroom PMS z zewnętrznymi kanałami dystrybucji (OTA) oraz systemami PMS trzecich stron,
• udostępnianie interfejsu administracyjnego (Konta klienta) do konfiguracji Modułów, wglądu w dzienniki operacji i pobierania raportów,
• wsparcie techniczne w języku polskim, świadczone w dni robocze w godzinach 8:00–18:00,
• dostarczanie aktualizacji Modułów oraz dokumentacji technicznej.

Świadczenie Usług odbywa się na indywidualne zamówienie Klienta, po zawarciu umowy w trybie określonym w § 5.

§ 4. Wymagania techniczne

Korzystanie z Serwisu wymaga: dostępu do sieci Internet o przepustowości co najmniej 5 Mbps, przeglądarki internetowej Chrome, Firefox, Safari lub Edge w wersji nie starszej niż 2 lata, włączonej obsługi JavaScript oraz plików cookie, adresu poczty elektronicznej.

Korzystanie z Modułów dodatkowo wymaga posiadania aktywnego konta Klienta w systemie Profitroom PMS z uprawnieniami umożliwiającymi wygenerowanie kluczy dostępowych do oficjalnego API Profitroom oraz aktywacji uprawnienia „API Access" po stronie Profitroom PMS.

§ 5. Zawarcie umowy

Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków: (a) złożenia przez Klienta zamówienia w sklepie ProfitroomCore poprzez dodanie wybranych Modułów do koszyka i przesłanie formularza w kasie, (b) zaakceptowania przez Klienta niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności, (c) potwierdzenia przez Usługodawcę przyjęcia zamówienia wraz z przesłaniem faktury proforma na wskazany adres e-mail, (d) zaksięgowania wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy prowadzonym w mBank S.A. IBAN PL 42 1140 2004 0000 3402 1547 8291.

Aktywacja Modułów następuje w ciągu 4 godzin roboczych od zaksięgowania wpłaty. Klient otrzymuje na wskazany adres e-mail powiadomienie o aktywacji wraz z instrukcją konfiguracji.

§ 6. Cennik i warunki płatności

Ceny Modułów wskazane są w Serwisie w polskich złotych (PLN) w kwotach netto. Do wskazanych cen doliczany jest podatek od towarów i usług (VAT) w stawce podstawowej 23 %. Aktualny cennik znajduje się na stronie /cennik.

Okres rozliczeniowy: miesiąc kalendarzowy. Faktura VAT wystawiana jest na pierwszy dzień roboczy okresu rozliczeniowego z terminem płatności 14 dni od daty wystawienia. Płatność następuje przelewem SEPA lub tradycyjnym na rachunek bankowy Usługodawcy wskazany w § 5.

W przypadku opóźnienia płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca jest uprawniony do zawieszenia świadczenia Usług po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty. Nalicza się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

§ 7. Okres obowiązywania i wypowiedzenie

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Każdej ze Stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej (e-mail na adres kontakt@profitroomcore.org).

Usługodawca jest uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: (a) zwłoki Klienta w zapłacie wynagrodzenia przekraczającej 30 dni, (b) naruszenia przez Klienta postanowień § 8, (c) próby uzyskania nieuprawnionego dostępu do infrastruktury Usługodawcy.

§ 8. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązany jest do: (a) korzystania z Usług zgodnie z prawem, w tym zgodnie z ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych oraz Kodeksem cywilnym, (b) niepodejmowania działań mogących zakłócić funkcjonowanie Serwisu, w tym prób obejścia zabezpieczeń, wprowadzania szkodliwego oprogramowania, generowania nadmiernego ruchu (DoS), (c) zabezpieczenia kluczy API i danych logowania do Konta klienta przed nieuprawnionym dostępem, (d) niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o utracie lub podejrzeniu kompromitacji danych logowania.

§ 9. Odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do zachowania miesięcznego SLA dostępności Usług na poziomie 99,5 % (poza zaplanowanymi oknami serwisowymi zapowiedzianymi z 72-godzinnym wyprzedzeniem). W przypadku niedotrzymania SLA Klientowi przysługuje kredyt w wysokości: 5 % miesięcznego wynagrodzenia za każde rozpoczęte 30 minut niedostępności poniżej progu, nie więcej niż 25 % miesięcznego wynagrodzenia.

Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikłe z: (a) awarii lub niedostępności systemu Profitroom PMS lub oficjalnego API Profitroom, (b) awarii lub niedostępności platform kanałów OTA (Booking.com, Expedia, HRS itp.), (c) błędnej konfiguracji Modułów po stronie Klienta, (d) siły wyższej.

Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu zawartej umowy jest ograniczona do wysokości sumy wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających dzień zdarzenia szkodzącego. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej.

§ 10. Reklamacje

Reklamacje można składać drogą e-mail na adres reklamacje@profitroomcore.org lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Klienta, numer umowy lub NIP, opis zdarzenia, żądanie Klienta.

Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni od daty otrzymania. W przypadku, gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga dłuższego czasu, Klient jest powiadamiany o wydłużeniu terminu wraz z uzasadnieniem.

§ 11. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest ProfitroomCore sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci oraz strona /rodo poświęcona zasadom RODO. W zakresie danych osobowych gości hotelowych przetwarzanych w toku świadczenia Usług, Usługodawca występuje w roli podmiotu przetwarzającego (procesor) na warunkach określonych w Umowie o Powierzeniu Przetwarzania Danych (DPA) — treść umowy dostępna pod adresem /dpa.

§ 12. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla umów zawartych w oparciu o niniejszy Regulamin jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej. Wszelkie spory rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, tj. Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności: Kodeksu cywilnego, Ustawy UŚUDE, Rozporządzenia RODO, Ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu Usług lub zmiany warunków technicznych. Zmiany wchodzą w życie w terminie 30 dni od daty powiadomienia Klienta drogą elektroniczną.

Regulamin obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Wersja 3.2. Ostatnia aktualizacja: 15 sierpnia 2026 r.